Studentenausweis drucken: 10 wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten

Einführung

Dieser Artikel stellt die wichtigsten Kriterien für die Identifizierung von Studierenden und Mitarbeitern an Hochschulen und Universitäten vor. Er wird Ihnen dabei helfen, eine auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittene Lösung für den Druck von Studentenausweisen zu finden, indem er die richtigen Fragen stellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Welche Kartentypen wähle ich für meine Einrichtung?
   
2. Welches Budget sollte für den Druck von Studentenausweisen eingeplant werden?
   
3. Welches Design sollte ich für den Druck von Studentenausweisen wählen?
   
4. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen mit anderen Informationssystemen kompatibel?
   
5. Welche Datenmanagement-Strategie sollte meine Einrichtung verwenden?
   
6. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen skalierbar?
   
7. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen sicher?
   
8. Welche Drucktechnologie sollte ich für Studentenausweise wählen?
   
9. Wie sollte ich die Studentenausweise meiner Institution verteilen?
   
10. Ist meine Lösung für die Bedürfnisse von Schülern und Mitarbeitern geeignet?

1. Welche Kartentypen wähle ich für meine Einrichtung?

Universitäten beherbergen zahlreiche Personen in ihren Räumlichkeiten. Ob täglich (Studenten, Professoren, Kantinenpersonal, Reinigungspersonal usw.) oder in Ausnahmefällen (Lieferanten, Dienstleister, Referenten usw.), der Zugang zu den Gebäuden für diese verschiedenen Personengruppen erfordert, dass die Universität ihnen eine personalisierte Karte ausstellt (elektrisch und grafisch). Es ist daher viel effizienter, die Ausgabe dieser Karten durch die Definition von Benutzerprofilen zu verwalten, die mit einem bestimmten Kartentyp verbunden sind. Dies bedeutet, dass Karten mit unterschiedlichen Merkmalen ausgegeben werden, die auf die Bedürfnisse des Nutzers abgestimmt sind.

Diese Merkmale müssen mehrere Kriterien berücksichtigen:

• Zu welchen Bereichen meiner Schule soll der Nutzer Zugang haben (Klassenzimmer, Lehrerzimmer, Speicherplatz, Serverraum…)?
• Wie lange wird die Person die Karte benutzen?
• Wie sicher soll die Karte sein?
• Wird die Karte neben ihrer Funktion als Zugangskontrolle auch die Nutzung zusätzlicher Dienstleistungen ermöglichen (Drucken, Cafeteria, öffentliche Verkehrsmittel, Bezahlen …)?
• Welche Daten über die Kartennutzung möchte ich für statistische Zwecke auswerten können (Beliebtheit von Dienstleistungen, Zahlungsgewohnheiten …)?

Alle diese Kriterien sollten Ihnen helfen, die verschiedenen Arten von Karten zu bestimmen, die Sie in der Lage sein müssen, für jedes Ihrer Nutzerprofile auszustellen.

2. Welches Budget sollte für den Druck von Studentenausweisen eingeplant werden?

Das Budget, das Universitäten für die Ausgabe ihrer Karten verlangen, hängt in der Regel von zwei Hauptkriterien ab: der Größe der Studentenschaft und den gewünschten Funktionen.

Um dieses Budget zu optimieren und somit einen qualitativ hochwertigen Service zu angemessenen Kosten anzubieten, sind hier einige Tipps zu finden:

• SCHÄTZEN SIE : Dies ist ein wichtiger Schritt, um (so weit wie möglich) böse Überraschungen zu vermeiden. Sie können z. B. die Gesamtkosten für die Ausgabe Ihrer Karten in Relation zu den Kosten pro Person setzen, um Ihnen zu helfen, Ihr Zielbudget nicht zu überschreiten.

• SETZEN SIE PRIORITÄTEN : Welche Funktionen und Dienste sind für Sie unverzichtbar? Und welche, auf die Sie eventuell verzichten könnten? Erstellen Sie eine Liste, um sie aufzulisten, und ordnen Sie ihnen jeweils eine Priorität zu.

• INTERNALISIEREN SIE: Die Beauftragung externer Dienstleister oder Lieferanten ist in der Regel teurer als die Internalisierung. Es ist daher sinnvoll, sich zu fragen, welche Aufgaben Ihre Mitarbeiter leicht selbst erledigen können, um Ihre Ausgaben zu begrenzen.

• RENTABEL : Die von Ihnen ausgegebenen Studentenausweise können eine Einnahmequelle darstellen. Denn wenn Sie sich für eine vorwiegend digitale Erfahrung entscheiden, müssen Sie immer noch eine zugehörige physische Karte für die Schüler anbieten, die diese wünschen oder benötigen. Auf diese Weise kann die Karte mit Gebühren belegt und zu einer Einnahmequelle werden.

3. Welches Design sollte ich für den Druck von Studentenausweisen wählen?

Die Wahl des Designs Ihrer Karten ist nicht unbedeutend: Es spiegelt das Markenimage und die Werte Ihrer Hochschule wider. Es vermittelt Ihre visuelle Identität und sorgt dafür, dass Sie erkennbar sind, zumal das von den Hochschulen vermittelte Image ein wichtiges Kriterium für Studenten bei der Wahl ihrer Hochschule ist.

Die verschiedenen grafischen Elemente, aus denen sie sich zusammensetzt, müssen daher sorgfältig ausgewählt werden, um eine ästhetische Gesamtkomposition zu bieten. Sie lassen sich in fünf Hauptkategorien einteilen:

• IDENTITÄT: Ihr Logo ist die grafische Darstellung Ihrer Einrichtung, Ihrer Marke. Daher ist es unerlässlich, dass es als zentrales Element Ihrer Identität auf den Karten, die Sie ausstellen, zu finden ist.
  
• WAHRNEHMUNG: Bei der Gestaltung Ihrer Karten ist es wichtig, die Konnotationen der Farben zu berücksichtigen (wobei Sie ggf. die Übereinstimmung mit Ihrem Corporate Design wahren sollten). Die gewählten Farben spiegeln das Image wider, das Sie vermitteln.
  
• SICHERHEIT: Das Vorhandensein höherer Sicherheitselemente trägt dazu bei, ein qualitatives Image Ihrer Einrichtung oder sogar ein prestigeträchtiges Image zu vermitteln.
  
• SINGULARITÄT: Die verschiedenen Karten, die Sie ausstellen (je nach Nutzerprofil), müssen sich voneinander unterscheiden, aber auch und vor allem von denen anderer Universitäten, die eine Form der Konkurrenz darstellen können.
  
• QUALITÄT: Die Qualität bezieht sich natürlich auf das Design, aber auch auf den Druck. Die Karte muss nach dem Drucken so aussehen, dass sie Ihrem Markenimage entspricht.

Um das perfekte Design für Ihre Karten zu erstellen, können Sie die Gestaltung an einen Dienstleister auslagern. Für mehr Autonomie können Sie das Design auch selbst erstellen, indem Sie eine Kartendesign-software verwenden. Je nachdem, für welchen Kartendrucker Sie sich entscheiden, kann diese Software im Lieferumfang enthalten sein.

4. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen mit anderen Informationssystemen kompatibel?

Ihre Kartenausgabelösung muss in der Lage sein, mit anderen bestehenden oder zukünftigen Systemen ohne Zugangs- oder Implementierungsbeschränkungen zusammenzuarbeiten. Dies wird als Interoperabilität bezeichnet. Dies bedeutet insbesondere, dass die Kompatibilität zwischen den ausgegebenen Karten und den verschiedenen Terminals, mit denen sie kommunizieren sollen, gewährleistet wird.

Die Interoperabilität Ihres Systems ist nahezu unerlässlich, um die Unabhängigkeit und Skalierbarkeit Ihres Kartenausgabesystems zu gewährleisten. Es muss tatsächlich in der Lage sein, die Besonderheiten Ihres Bedarfs zu erfüllen, ohne Sie von dem Anbieter der Lösung abhängig zu machen. Darüber hinaus muss es in der Lage sein, sich an Ihre neuen Bedürfnisse und neue Technologien anzupassen.

5. Welche Datenmanagement-Strategie sollte meine Einrichtung verwenden?

Datenmanagement ist ein umfassender Prozess, der das sichere und effiziente Sammeln, Speichern und Nutzen von Daten beinhaltet. Diese Verwaltung kann innerhalb Ihrer Einrichtung internalisiert, an einen Anbieter ausgelagert oder sogar hybrid organisiert werden.

Wägen wir die Vor- und Nachteile dieser drei Arten von Lösungen ab:

• INTERN : Die Verwaltung Ihrer Daten vor Ort ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten intern zu halten, ohne sie an einen Drittanbieter weitergeben zu müssen. Sie behalten dann alle Ihre Daten und haben eine bessere Kontrolle über deren Verwaltung. Im Gegenzug erfordert diese Betriebsart die Internalisierung bestimmter technischer Kompetenzen, die für eine gute Datenverwaltung unerlässlich sind, aber auch eine Reihe von geeigneten IT-Geräten (Server, Software usw.). So können die Kosten höher sein als bei einer externen Datenverwaltung.
  
• EXTERN : Die Einrichtung einer ausgelagerten Lösung für die Verwaltung Ihrer Daten ist einfach und bietet oft ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Kosten für die Verwaltung Ihrer Daten werden vollständig vom Anbieter der gewählten Lösung getragen (Sie zahlen also nur das Abonnement). Diese Art von Lösung wird meist über die Cloud verwaltet, sodass Sie aus der Ferne auf alle Ihre Daten zugreifen können. Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Daten auslagern, werden Sie jedoch von dem gewählten Anbieter abhängig und sind auf die Verfügbarkeit seines Dienstes angewiesen. Außerdem werden die Daten mit dem Anbieter geteilt und geraten dann unter dessen Kontrolle.
  
• HYBRID: Einige IT-Umgebungen kombinieren Anwendungen, die vor Ort verfügbar sind, mit einem Cloud-Dienst. Die Vorteile und Grenzen der 2 Modelle gelten dann gleichermaßen.

Vergleichstabelle zur Datenverwaltung

Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, bleiben Sie der Garant für die Vertraulichkeit der Daten und müssen genau wissen, wo die Daten gehostet werden. Die geltenden Vorschriften Ihres Landes geben Ihnen außerdem eine Liste Ihrer Pflichten für eine Datenverwaltung, die den Vorschriften entspricht.

6. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen skalierbar?

Wenn Sie sich für eine dezentrale Kartenausgabe entscheiden wollen , oder wenn Sie dies bereits tun, ist es sehr empfehlenswert, skalierbare Kartendrucker zu wählen. Warum sollten Sie das tun? Damit Sie sie mit Ihren Bedürfnissen, Ihrer Einrichtung, den Erwartungen der Karteninhaber und insbesondere der Studierenden, den Technologien, Trends usw. mitwachsen lassen können.

Die Fähigkeit Ihrer Kartenausgabelösung, sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln, wird Ihnen :

• ERFÜLLEN SIE IHRE NEUEN ANFORDERUNGEN MIT NEUEN FUNKTIONEN UND OPTIONEN: Einige Kartendrucker auf dem Markt können problemlos neue Optionen und Funktionen direkt vor Ort integrieren. Das ist kostengünstig, praktisch und umweltfreundlich. Beispiel: Fähigkeit, beidseitig zu drucken, Hinzufügen eines Laminiermoduls, neue Kodiermodule…

Beispiel: Fähigkeit, beidseitig zu drucken, Hinzufügen eines Laminiermoduls, neue Kodiermodule…

• ERHÖHEN SIE IHRE PRODUKTION DURCH DIE INTEGRATION NEUER KARTENDRUCKER : Die Zahl der Gäste, die Sie in Ihrer Einrichtung beherbergen, kann im Laufe der Jahre steigen. Damit kann auch der Bedarf an Karten steigen. Daher ist es wichtig, dass die eingesetzte Lösung problemlos neue Kartendrucker in ihre Umgebung integrieren kann.

Beispiel: Desktop-Drucker, Selbstbedienungskioske, maßgeschneiderte Lösungen

7. Ist meine Lösung zum Drucken von Studentenausweisen sicher?

Die Folgen einer nicht ausreichend gesicherten Installation können verheerend sein, vor allem, wenn es um Daten geht: Verlust oder Missbrauch von Daten, betrügerische Zahlungen, Identitätsdiebstahl…

Um die Sicherheit Ihrer Einrichtung so weit wie möglich zu optimieren, empfehlen wir Ihnen Folgendes:

• BESCHRÄNKEN SIE DEN ZUGRIFF : Geben Sie nur dann Zugriffsrechte auf Ihre Einrichtung, wenn dies wirklich notwendig ist. Je mehr Personen auf Ihre Einrichtung zugreifen können, desto geringer ist das Risiko von Fehlern durch menschliche Eingriffe.
  
• KLASSIFIZIEREN SIE DIE DATEN: Identifizieren Sie die sensibelsten Daten, um ihnen z. B. mithilfe von Verschlüsselungssystemen mehr Sicherheit zu gewähren.
  
• ÜBERWACHEN SIE POTENZIELLE CYBERBEDROHUNGEN : Führen Sie eine Cybersicherheitsrichtlinie ein, die eine Überwachung ermöglicht und die Maßnahmen aufgreift, die im Falle eines Angriffs ergriffen werden müssen. Es gibt spezielle Tools, die in Echtzeit vor verdächtigen Ereignissen warnen.
  
• SORGEN SIE FÜR EINE REGELMÄSSIGE BEREINIGUNG : Löschen Sie regelmäßig nicht verwendete Daten, damit sie nicht grundlos zugänglich bleiben. Das kann Ihnen auch Geld sparen, da die Kosten Ihrer Lösung zum Teil von der Menge der gespeicherten Daten abhängen.

8. Welche Drucktechnologie sollte ich für Studentenausweise wählen?

Es gibt verschiedene Technologien, um auf Karten zu drucken. Je nachdem, welches Endergebnis Sie erzielen möchten und wofür Sie Ihre Karten in Zukunft verwenden wollen, ist eine Technologie besser geeignet als eine andere. Manchmal kann es sogar sinnvoll sein, die verschiedenen Technologien miteinander zu kombinieren, um alle Ihre Bedürfnisse abzudecken.

• D2T2 : Die Tinte im Farbband wird durch einen Prozess, der Sublimation genannt wird, direkt auf die Karte aufgetragen. Diese Technologie ist die gängigste und daher auch die erschwinglichste und bietet einen qualitativ hochwertigen Druck mit einer Auflösung von 300 dpi. Je nach gewähltem Drucker können bestimmte Sicherheitsmerkmale, wie ein UV-Effekt, direkt auf der Karte angebracht werden.
  
• RETRANSFER: Diese Drucktechnologie wird auch als „umgekehrter Transfer“ bezeichnet und erfolgt in zwei Schritten. Zuerst wird das Design der Karte auf eine Folie gedruckt, die dann auf die Karte übertragen wird. Retransfer ermöglicht eine außergewöhnliche Druckqualität von 600 dpi und den Druck auf verschiedenen Kartenmaterialien (PVC, Verbund-PVC, PET, Polycarbonat…).
  
• REWRITE: Mit Rewrite können wiederbeschreibbare Karten einfach durch ein thermisches Verfahren personalisiert werden, bei dem die direkt in der Karte enthaltene Tinte erscheint und wieder verschwindet. Die wiederbeschreibbare Karte kann also viele Male gelöscht und neu bedruckt werden (je nachdem, wie die Karte verwendet wird). Sie ist also sehr kostengünstig und auch umweltfreundlich.

Um alles über Rewrite zu erfahren, laden Sie sich den kostenlosen dedizierten Leitfaden herunter.

Rewrite-Technologie

(Wiederbeschreibbare Karten)

Laden Sie unseren Leitfaden „Rewrite-Technologie“ herunter

9. Wie sollte ich die Studentenausweise meiner Institution verteilen?

Die Ausgabe von Studentenausweisen kann einen großen Menschenstrom verursachen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Karten zu produzieren und auszugeben, um den Andrang in Ihren Gebäuden optimal zu steuern.

• SOFORTIGE AUSGABE AM EMPFANGSSCHALTER : Jede Studentenkarte wird personalisiert und auf Wunsch von einem Mitarbeiter der Einrichtung ausgedruckt. Dies geschieht in der Regel an einer Empfangstheke mit einem Desktop-Kartendrucker. Die Karte wird den Studierenden während der Öffnungszeiten persönlich ausgehändigt.
  
• SOFORTIGE AUSGABE ÜBER SELBSTBEDIENUNGSTERMINAL: Die Studentenkarte wird ebenfalls sofort personalisiert und gedruckt, aber der Student erhält seine Karte selbstständig. Das Selbstbedienungsterminal ist dann mit einem Kartendrucker ausgestattet, der speziell für diese Nutzung entwickelt wurde. Der Studierende kann diesen Service in oftmals erweiterten Zeitfenstern in Anspruch nehmen.
  
• SOFORTIGE AUSGABE IN GROSSEN MENGEN: Die Personalisierung und der Druck der Karten erfolgen in Chargen, die im Voraus erstellt werden. In der Regel werden mehrere Kartendrucker eingesetzt, um die Produktivität zu steigern, und meist in einem speziellen Raum mit beschränktem Zugang aufgestellt. Die Karte ist dann bereits fertig, wenn der Schüler sie abholen möchte. Diese Massenproduktion erfordert eine vollständige und genaue Datenbank im Vorfeld.

Diese verschiedenen Lösungen für die Produktion und Ausgabe von Studentenausweisen sind miteinander kombinierbar, was Ihnen noch mehr Flexibilität und Effizienz bietet.

10. Ist meine Lösung für die Bedürfnisse von Schülern und Mitarbeitern geeignet?

Wie alle Generationen hat auch die Generation der „Digital Natives“ ihre festen Wünsche. Hier sind einige Denkanstöße, die mit den wichtigsten Erwartungen der Schüler dieser Generation Z übereinstimmen:

• WERTE : Die Studierenden der Generation Z sind sehr empfänglich für den Begriff „Werte“ und wählen daher eher eine Universität, die zu ihren Überzeugungen steht und diese auch zur Schau stellt. Der Studentenausweis kann ein solches Medium sein, mit dem Sie Ihre Verpflichtungen kommunizieren und ein prestigeträchtiges Image Ihrer Hochschule vermitteln können. 

• FÖRDERUNG DER INKLUSION : Dies ist ein echtes Thema, bei dem viele Komponenten berücksichtigt werden müssen. Eine der wichtigsten ist das Geschlecht: 60% der Generation Z sind der Meinung, dass die Geschlechteroptionen in Formularen nicht auf „männlich/weiblich“ beschränkt sein sollten1 . Es kann sich also lohnen, diese Tatsache zu berücksichtigen, wenn Sie insbesondere Ihre Formulare anpassen.

• SCHÜTZEN SIE DIE UMWELT : „Die Generation Z glaubt fest daran, dass der Mensch den Klimawandel verursacht“2 . Ausgehend von dieser Erkenntnis könnten Sie z. B. mit einer Organisation zusammenarbeiten, die sich für den Umweltschutz einsetzt, und eine spezielle Studentenkarte entwickeln. Diese Art von Aktion gibt es bereits im Bankensektor, und es wäre durchaus sinnvoll, sie auf den Bildungssektor auszuweiten.

• CLEVERE AUSGABEN : Eines der wichtigsten Kaufkriterien der Generation Z ist der Preis . Sie zögert daher nicht, sich an Secondhand-Läden und Secondhand-Läden zu orientieren. Um in diese Richtung zu gehen, können Sie Partnerschaften mit Händlern eingehen, die mit diesem Ansatz einverstanden sind, so dass Ihre Schüler bei Vorlage ihres Ausweises von Rabatten profitieren können.

Diese Denkanstöße sollen Ihnen helfen, Ihre Lösung in ihrer Gesamtheit zu entwickeln, die auf Ihre Bedürfnisse und Ambitionen zugeschnitten ist und Ihnen so die Möglichkeit gibt, sich von anderen Schulen zu unterscheiden.

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Verdrängt das Smartphone den Studentenausweis?

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Unsere Auswahl für den Druck von Studentenausweisen

Es gibt verschiedene Lösungen zum Drucken von Studentenausweisen. Bei Evolis bieten wir Kartendrucker an, die auf Ihre Bedürfnisse und die Ihrer Einrichtung, wie zum Beispiel Hochschulen oder Universitäten, abgestimmt sind. Hier sind die Druckermodelle, die wir für den Druck Ihrer Studentenausweise empfehlen:

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