Drucken von studierendenausweisen in universitäten und hochschulen: bereiten sie sich auf das neue studienjahr vor!
Der Beginn des neuen Studienjahres ist für jede Hochschule oder Universität eine wichtige Zeit. Jedes Jahr aufs Neue dreht sich alles um diesen Moment, der bei den für die Vorbereitung zuständigen Beschäftigten für viel Anspannung und Stress sorgt. In kürzester Zeit fallen vielzählige Aufgaben an, die zu erledigen sind und Bewerbungen, die bearbeitet werden müssen. Jetzt geht es darum, den Semesterbeginn für Studierende und Dozenten zu optimieren und den guten Ruf der Institution zu erhalten.
Eine dieser vielen Aufgaben ist die Erstellung von individuellen und personalisierten Studierendenausweisen, was die Mobilisierung vieler Ressourcen erfordert. Dies kann sich schnell als ein komplexes Unterfangen erweisen. Unsere Lösung wurde bereits von vielen Universitäten und Hochschulen übernommen – die Vorteile sind im Folgenden dargestellt.
Wie können Sie den Druck und die Ausgabe von Studierendenausweisen zu Beginn des Semesters optimieren?
Die Ausgabe von Studierendenausweisen ist zeitaufwendig und stellt jedes Jahr eine echte Herausforderung dar. Jedem Studierenden muss innerhalb kürzester Zeit eine eigene personalisierte Karte ausgestellt werden, wobei alle Besonderheiten hinsichtlich des Profils des Studierenden zu berücksichtigen sind. Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die diese Aufgabe vereinfacht, sodass die Rückkehr der Studierenden an die jeweilige Universität reibungslos vonstattengehen kann.
Wir sind da, um das neue akademische Jahr einfacher zu gestalten!
Der Beginn eines neuen Studienjahres ist von Natur aus stressig. Und die Flut von Anträgen und Aufgaben, die trotz aller Vorbereitungen im Vorfeld noch schnell in letzter Minute erledigt werden müssen, macht die Dinge nicht einfacher.
Der Druck von Studierendenausweisen gehört zu den Aufgaben, deren Umfang schwer abzuschätzen ist. Obwohl die Verwaltungsunterlagen eigentlich vollständig sein sollten, kann es passieren, dass einzelne Informationen fehlen und somit die Ausstellung einer Karte unmöglich ist.
Ganz gleich, ob Sie einen externen Dienstleister beauftragen oder die Studierendenausweise selbst drucken, die Anträge für die Ausweise müssen bearbeitet, die Karten gedruckt und kontrolliert und an die Studierenden ausgegeben werden. Dieser Prozess ist oft mühsam.
Die gute Nachricht? Dieser Prozess kann vollständig automatisiert werden, wodurch Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf Aufgaben mit größerem Mehrwert zu konzentrieren.
Entscheiden Sie sich für den sicheren Druck von Studierendenausweisen an Selbstbedienungsterminals
Stellen Sie sich vor, auf Ihrem Campus sind Terminals installiert, die für Ihre Studierenden frei zugänglich sind und es ihnen ermöglichen, ihre Ausweise jederzeit sicher zu drucken.
Durch die in diesen Terminals verfügbaren Kartenpersonalisierungs- und Druckmodule können Studierendenausweise automatisch und ohne Zutun eines Mitarbeiters ausgegeben werden.
Die Vorteile der Selbstbedienung bei der Ausgabe von Studierendenausweisen:
• Verwaltungsteams werden von einer zeitaufwendigen, stressigen Aufgabe ohne echten Mehrwert entlastet.
• Studierende profitieren von einem verbesserten Service – keine langen Schlangen mehr, um ihre Ausweise abzuholen. Sie können ihre Ausweise selbst ausdrucken, auch außerhalb der Öffnungszeiten der Geschäftsstelle. Über eine einfache Kennung, die in Form eines QR-Codes, eines Passworts oder eines Zahlencodes erfolgen kann, wird der Studierende vom System erkannt und die Karte sicher ausgegeben.
• Die Hochschulleitung hat die volle Kontrolle über die Kosten, die mit der Ausgabe von ID-Karten verbunden sind. Die entsprechenden Personalkosten entfallen und da die Kartenerstellung und -ausgabe komplett in Eigenregie erfolgt, ist Ihre Einrichtung nicht mehr von externen Dienstleistern und deren Preispolitik abhängig.
SB-Kiosk: ein von europäischen Universitäten getestetes und für gut befundenes System
Zahlreiche Universitäten und Hochschulen haben sich bereits dafür entschieden, auf ihrem Campus Selbstbedienungsterminals für den Druck von Studierendenausweisen aufzustellen. Für ihre diesbezüglichen Projekte wählten sie Kiosklösungen des Kartendruckerherstellers Evolis.
Die Rückmeldungen sowohl von Verwaltungsmitarbeitern als auch von Studierenden sind einhellig: Als Vorteile des Systems werden von den verschiedenen Nutzern zeitsparend, praktisch, sicher und flexibel genannt.
Sechs Berliner Universitäten haben Terminals eingesetzt, um mehr als 180.000 Studierendenausweise auszustellen. Angesichts steigender Studierendenzahlen und stagnierender oder gar sinkender Personalressourcen führte die Ausgabe von Ausweisen zu Beginn eines jeden Studienjahres zu einem echten Kopfzerbrechen. Die Implementierung von Terminals hat diesem Engpass ein Ende gesetzt. Die Leitung der Berliner Hochschulen nutzte das neue System auch, um die Funktionalität der Studierendenausweise zu erweitern. Die campus card fungiert nun als Studierendenausweis, Bibliotheksausweis, elektronische Geldbörse für die Uni-Mensa und Fahrkarte.
Auch die Universität Bologna entschied sich, mehrere Selbstbedienungsterminals aufzustellen, um die Erstellung von ID-Karten an ihren fünf italienischen Campus zu erleichtern. Mit den Terminals verfolgte die Universitätsleitung zwei Ziele: Zum einen sollte den endlosen Schlangen, die sich zu Beginn eines jeden Studienjahres vor den Verwaltungsbüros an den fünf Standorten bildeten, ein Ende gesetzt werden; zum anderen sollte das Verwaltungspersonal von Aufgaben mit geringem Mehrwert befreit werden. Bis heute konnten mit dem 2019 gestarteten Projekt diese zwei Zielvorgaben bestens erfüllt werden.
Der Druck von Studierendenausweisen an SB-Terminals ist die Neuerung, die Ihnen Ihr nächstes Studienjahr vereinfacht!
Genau wie diese Universitäten können auch Sie die Vorteile der Ausgabe von Studierendenausweisen über spezielle Terminals nutzen. Diese neue Entwicklung trägt zur Erneuerung und Verbesserung des Dienstleistungsangebots für Ihre Studierenden bei.
Für Ihre Beschäftigten entfällt das zeitaufwendige Drucken der ID-Karten sowie deren Ausgabe an die Studierenden, wodurch mehr Zeit für andere Dinge bleibt.
Zusätzlich profitieren Ihre Studierenden von einer größeren Flexibilität bei gleichbleibend hoher Prozesssicherheit. Wenn es Studierenden nicht gelingt, das für die Kartenausstellung erforderliche Antragsformular (mit Nachnamen, Vornamen, Foto usw.) rechtzeitig ausgefüllt an Ihre Verwaltung zurückzuschicken, bleibt ihnen immer noch die Möglichkeit, sich ihre Ausweise zu Beginn des Studienjahres selbst auszudrucken. Die Ausweise können auch während des Jahres ausgedruckt werden, wenn beispielsweise eine Neuausstellung notwendig wird (z. B. nach Verlust oder Diebstahl).
Ein weiterer Vorteil dieses Systems ist, dass es inklusiv ist und für die Nutzung kein privates Endgerät (z. B. ein Smartphone) erforderlich ist.
Die Terminals ermöglichen auch das Hinzufügen von persönlichen Daten zu den Ausweisen über ein Kodiersystem. Studierendenausweise werden zu Mehrzweckausweisen, die nicht mehr nur auf die Identifikationsfunktion beschränkt sind. Verschiedene Studierendenservices können nun über ID-Karten verwaltet werden, darunter:
• Bezahlen in der Cafeteria (Begrenzung des Bargeldumlaufs),
• Ausleihen von Büchern und anderen Medien aus der Mediathek,
• Zugang zu Geräten (Fotokopierer, Automaten usw.) oder bestimmten vorreservierten Bereichen (Labore, Computerräume usw.).
Es gibt noch einen anderen beachtenswerten Pluspunkt: Studierendenausweise können einen kontaktlosen Chip (RFID-Chip) enthalten, auf dem das System personalisierte Daten codieren kann. Diese Art der Codierung bietet sich an, wenn einer kontaktlosen Kartennutzung der Vorzug gegeben werden soll, um der Hygiene in Ihrer Einrichtung Rechnung zu tragen.
Indem Sie diese Services mit dem Studierendenausweis zugänglich machen, schöpfen Sie das Potenzial Ihrer SB-Systeme voll aus. Maximieren Sie Ihren Return on Investment und verbessern Sie gleichzeitig die Studierendenerfahrung.
Auch Ihre Mitarbeiter werden die Einführung eines solchen Systems zu schätzen wissen. Sie können sich relevanteren Projekten widmen, und den Stress, der durch den Beginn des neuen Studienjahres entsteht, reduzieren.
Evolis ist der Partner Ihrer Wahl für die Installation von Selbstbedienungsterminals an Ihrer Universität oder Hochschule – anerkannt für die Zuverlässigkeit unserer Systeme und unser Know-how. Wir beraten Sie und bieten Ihnen die Lösung, die am besten zu Ihren speziellen Bedürfnissen passt. Evolis entwickelt maßgeschneiderte Systeme, um Ihre Erwartungen zu erfüllen.
