Um die Ein- und Ausgänge ihrer jungen Schüler zu sichern, hat der Xinquan-Kindergarten in Guangzhou in eine Evolis-Lösung investiert: Primacy 2. Nachdem die Schule zunächst Papier-Anwesenheitskarten verwendet hatte, die manuell ausgefüllt werden mussten, beschloss sie, in eine Evolis-Lösung zu investieren und ihre eigenen Karten zu produzieren. Die Schule stieg auf PVC-Präsenzkarten um, die kodiert und geschützt sind, um eine längere Nutzungsdauer und eine erhöhte Sicherheit zu gewährleisten.

Herausforderung: Ersetzen der herkömmlichen Zeitkarten durch ein modernes und sicheres System

Der Xinquan Kindergarten in Guangzhou, China, wurde 2010 gegründet. Die Einrichtung ist eine private Institution, die Kurse für Kinder im Vorschulalter anbietet. Es werden verschiedene Kurse angeboten, darunter die Erforschung der alten Zivilisationen Chinas, Lesen lernen, Tanzen und mathematische Früherziehung. Die Schule legt besonderen Wert auf die Sicherheit der Kleinkinder, die den ganzen Tag in der Schule verbringen.

Ursprünglich waren die Anwesenheitskarten der Kinder aus Papier und laminiert und enthielten nur den Namen, die Klasse und die Nummer des Schülers. Dieses System hatte mehrere Nachteile:

• Die Lehrkräfte mussten die Informationen mit den Eltern sorgfältig überprüfen, um Fehler zu vermeiden,

• Die Karten waren nicht sehr haltbar und knickten oder beschädigten in der Regel vor dem Ende des Semesters,
• Die Karten wurden häufig verlegt, sodass eine Lösung gefunden werden musste, um sie schnell zu ersetzen.

Lösung: Personalisierte PVC-Karten mit dem Drucker Evolis Primacy 2

Die Vorschule in Xinquan modernisierte ihr System durch die Einführung von Smartcards. Außerdem installierte sie ein Zugangstor am Eingang und führte ein intelligentes Zugangsverwaltungssystem ein. Nun verwenden das Personal und die Schüler kontaktlose Smartcards und stempeln sich ein, um die Schule zu betreten und zu verlassen. Diese Lösung wurde von Evolis und seinem Partner Guangdong Xinjiehao Technology Co, Ltd, entwickelt, der den Drucker Evolis Primacy 2 verwendet, um die Anwesenheitsausweise der Schüler zu personalisieren und zu drucken.

Mithilfe der Anwesenheitskarten kann der Kindergarten die Betreuung der Kinder nachverfolgen und die Eltern identifizieren, die die Kinder bringen und abholen. Jedes Kind hat seine eigene Karte, die es jeden Morgen beim Betreten der Schule einscannt, wodurch seine Ankunft registriert und diese Information an die Schule weitergeleitet wird. Ebenso scannt das Kind am Ende des Tages beim Verlassen des Schulgeländes seine Karte, sodass die Schule seine Abreise bestätigen kann. Dieses System ermöglicht eine genaue Verwaltung der Anwesenheit und bietet den Eltern einen täglichen Überblick über die Ankunfts- und Abfahrtszeiten ihres Kindes.

Die Kinderanwesenheitskarte wird aus einer leeren IC-Karte mit beidseitigem Farbdruck hergestellt. Darin enthalten sind:

• Auf der Vorderseite: das Foto des Xinquan-Kindergartens,
• Auf der Rückseite: die Anweisungen zur Verwendung der Karte, die Namen der Kinder, die Klasse, ihr persönliches Foto und der Chip. Letzterer speichert vor allem die Informationen über jeden Schüler und seine Eltern sowie die Uhrzeit, zu der er die Schule betritt und verlässt.

Wenn die Kinder ihre Karte am Eingang durchziehen, werden alle oben genannten Informationen gelesen und gespeichert. Gleichzeitig nimmt die am Eingang installierte Kamera beim Passieren der Karte Sofortbilder auf. Alle Informationen synchronisieren sich anschließend mit dem System.

Ergebnis: erhöhte Sicherheit und vereinfachte Verwaltung

Die Zulassungsstelle des Kindergartens ist für die Gestaltung und den einheitlichen Druck aller Karten zu Beginn eines neuen Semesters verantwortlich. Wenn eine Karte verloren geht oder neu ausgestellt werden muss, kann dies jederzeit geschehen. Selbst wenn ein Kind von verschiedenen Familienmitgliedern abgeholt oder abgegeben wird, können die Karten gedruckt und an alle ausgegeben werden, so dass die Lehrkraft die Informationen nicht durch telefonische Kontaktaufnahme mit den Eltern bestätigen muss.

Die neue Lösung für die Anwesenheitskarte für die Einreise von Kindern erleichtert die Verwaltung der Aufnahme und Betreuung von Kindern. Dadurch wird die Sicherheit der Kinder erheblich verbessert, und die Registrierung und Aufnahme der Kinder erfolgt schneller und effizienter. Da die Schule durch dieses System leicht über die Anwesenheit der verschiedenen Mitglieder der Schule informiert werden kann, wird die Effizienz des Kindergartens erheblich gesteigert. Bisher hat der Xinquan-Kindergarten 2.500 Anwesenheitsausweise ausgestellt, das sind etwa 1.000 Ausweise pro Halbjahr.

Der nächste Schritt für den Kindergarten ist die Verwendung von Primacy 2 zur Ausstellung von Karten für die Arbeitsgenehmigungen der Lehrkräfte und zur Zugangskontrolle für andere Personen, die mit der Lieferung von Material betraut sind, sowie insbesondere für Besucher.